Z płatnościami jest trochę jak z hydrauliką – wszystko działa, dopóki coś się nie zatka. A wtedy robi się nerwowo.
W wielu firmach płatności to temat poboczny. Coś, co po prostu ma działać. Integrujemy bramkę, ludzie płacą za koszyki lub podpinają karty, rozliczamy klientów i idziemy dalej. Ale wystarczy rosnąca liczba transakcji, wejście na nowy rynek albo problem z chargebackami, by zrozumieć, że ten techniczny szczegół wpływa na przychody, konwersję, doświadczenie klienta i cashflow.
Właśnie wtedy pojawia się on: Head of Payments. Osoba, która nie tylko rozumie świat płatności, ale potrafi przełożyć go na realne zyski i bezpieczeństwo dla Twojej firmy.
Co właściwie robi Head of Payments?
To nie jest gość od „ustawienia bramki płatniczej„. To ktoś, kto ogarnia cały ekosystem płatności w Twojej firmie – strategicznie i operacyjnie.
Zadania Head of Payments to m.in.:
- dobór dostawców/providerów płatności (PSP, acquiring, payouty, przekazy pieniężne),
- negocjowanie warunków i prowizji,
- analiza danych płatniczych i optymalizacja konwersji,
- zarządzanie ryzykiem (np. fraud detection, chargebacki),
- zapewnienie zgodności z regulacjami (np. PSD2, AML, DORA),
- nadzór nad integracjami technicznymi,
- współpraca z zespołami: produkt, finanse, support, legal.
W skrócie: to ktoś, kto rozumie i liczby, i technologię. I wie, że 0,3% różnicy w fee to nie detal, tylko przewaga. A dodanie takiej a nie innej metody płatności może stanowić o sukcesie lub porażce ekspansji na konkretny rynek.
Dlaczego to takie ważne? 5 twardych powodów
Powodów znaleźć można bardzo wiele, skupmy się jednak na kilku najważniejszych.
1. Przychody i konwersja
Każdy dodatkowy krok w płatności to mniej konwersji. Head of Payments testuje, analizuje i wdraża najlepsze rozwiązania płatnicze. Wybiera metody, które faktycznie konwertują – nie tylko ładnie wyglądają w checkoutcie.
2. Niższe koszty
Routing transakcji do najtańszych dostawców, negocjacje z PSP, optymalizacja payoutów, ustawianie najlepszych form przekazów pieniędzy do partnerów – to konkretne pieniądze. I nikt tego nie zrobi lepiej niż ktoś, kto zna się na rzeczy.
3. Bezpieczny cashflow
Zarządzanie rozliczeniami, payoutami, harmonogramami i saldami kont. Head of Payments pilnuje, by pieniądze były tam, gdzie trzeba – i wtedy, kiedy trzeba.
4. Zgodność z przepisami
Regulacje finansowe potrafią zaskoczyć. Head of Payments śledzi zmiany, wdraża wymagania (jak np. SCA, AML, PSD, PCI, DORA) i nie zostawia nic przypadkowi.
5. Codzienne działanie i skalowalność
Nowy rynek? Nowa waluta? Nowe metody płatności? Head of Payments nie tylko dba o to, by wszystko na bieżąco działało jak trzeba, pilnuje SLA, testuje procesy… on też przygotowuje firmę na wzrost i ekspansję bez chaosu i prowizorki.
Czy Twoja firma go potrzebuje?
Nie musisz być bankiem. Nie musisz być fintechem. Nie musisz też być wielomilionowym biznesem.
Jeśli:
- przyjmujesz płatności online (karty, BLIK, przelewy, subskrypcje),
- działasz na średnią lub dużą skalę,
- sprzedajesz w więcej niż jednym kraju,
- masz wielu partnerów/merchantów,
- budujesz marketplace lub platformę e-commerce,
- masz problem z rozliczeniami lub chargebackami,
to tak – potrzebujesz Head of Payments. Na pełen etat, na część, albo choćby jako doradcy.
Co się dzieje, gdy tej roli nie ma?
Zwykle ktoś bierze temat na siebie. Albo jest to kilka osób:
- CTO walczy z integracjami i problemami z API,
- CFO rozmawia z bankami i dostawcami, choć nie zna rynku,
- Product Owner zastanawia się nad procesami wokół checkoutu,
- Customer Support odpowiada na zgłoszenia klientów o niedziałające płatności,
- a nikt nie patrzy na to strategicznie.
W efekcie tracisz czas, pieniądze i klientów – a płatności stają się problemem, zamiast przewagą.
Czego szukać w kompetencjach Head of Payments?
Załóżmy więc, że się przekonałeś i chcesz zatrudnić osobę na stanowisku Head of Payments.
Dobry Head of Payments to nie tylko osoba techniczna, ale też strategiczna. Nie wystarczy, że zna terminologię – musi rozumieć, jak płatności wpływają na biznes, mieć network na rynku, wiedzieć do kogo się odezwać i jakie argumenty przedstawiać.
Oto kluczowe kompetencje, na które warto zwrócić uwagę:
1. Doświadczenie z dostawcami płatności
Powinien znać największych graczy (PSP, acquirerów, payoutowych providerów), rozumieć różnice między nimi i wiedzieć, jak z nimi negocjować. Mile widziane kontakty, wcześniejsze wdrożenia, case’y.
Bonus: znajomość mniej oczywistych tematów, jak split payments, marketplace settlement, multi-acquiring, payment orchestration.
2. Zrozumienie technologii
Nie musi być programistą, ale powinien umieć:
- czytać dokumentację API,
- rozmawiać z developerami jak równy z równym,
- ogarniać procesy integracyjne i testowe.
Czyli: nie panikuje, gdy backend mówi, że webhooki przestały przychodzić.
3. Świadomość (i znajomość) regulacji i standardów branżowych
PSD2, AML, SCA, MiCA, DORA, KYC, PSD, chargebacki, dane kart – jeśli te skróty nie brzmią znajomo, to nie jest dobry znak.
Dobry Head of Payments rozumie obowiązki regulacyjne i potrafi współpracować z działem prawnym lub compliance.
4. Myślenie biznesowe
Zadaje pytania:
- Jak ta metoda płatności wpłynie na konwersję?
- Czy możemy obniżyć fee o 0,2% na payoutach?
- Jak poprawić cashflow z obecnym setupem?
Patrzy na dane, KPI, benchmarki. Proponuje konkretne zmiany, nie tylko utrzymuje, żeby działało.
5. Umiejętność pracy cross-teamowo
Rozmawia z produktem, technologią, finansami, marketingiem, supportem i zarządem. Potrafi połączyć ich potrzeby i zaprojektować wspólną strategię płatności.
Nie działa w oderwaniu. Jest spoiwem.
6. Doświadczenie z międzynarodowymi operacjami
Jeśli planujesz skalować się na inne kraje – Head of Payments musi rozumieć lokalne rynki: preferencje klientów, regulacje, waluty, settlementy, payouty, wymogi podatkowe.
7. Odporność na chaos i zmieniające się realia rynkowe
Bo w płatnościach często coś nie działa. A to bank zmienia API, a to chargebacki rosną, a to PSP przetrzymał środki. A to ktoś kogoś kupił i zaczyna łączyć systemy.
Dobry Head of Payments nie panikuje, tylko ogarnia temat – spokojnie, konkretnie, ma plan B i nie boi się go wdrażać.
A może nie na etat?
Nie każda firma potrzebuje od razu zatrudniać Head of Payments na full-time. Na rynku dostępne są:
- usługi doradcze / konsultingowe,
- model fractional / as-a-service (np. 1–2 dni w tygodniu),
- wdrożenia punktowe (np. optymalizacja checkoutu, wybór PSP, audyt kosztów).
To dobre rozwiązanie, gdy jesteś w fazie wzrostu, ale jeszcze nie masz budżetu na całą rolę.
My w z3x świadczymy taką usługę dla wielu firm z Polski i zagranicy. Jeśli jesteś zainteresowany, byśmy pomogli rosnąć i Twojemu biznesowi, chętnie to zrobimy. Spójrz na to co robimy w ramach oferty Head of Payments na godziny.
Head of Payments to nie koszt – to inwestycja
To ktoś, kto pilnuje, by Twoje pieniądze docierały na czas, bezpiecznie i bez straty. Kto zna rynek, rozumie regulacje i potrafi rozmawiać zarówno z technologią, jak i z finansami.
I choć jego praca bywa niewidoczna – efekty widać bardzo wyraźnie.
Zainwestuj w płatności tak samo, jak w marketing, produkt czy sprzedaż. W końcu to one dostarczają pieniądze do Twojej firmy.
