Polityka prywatności

Kim jesteśmy

Jesteśmy firmą doradczo-technologiczną specjalizującą się w innowacyjnych rozwiązaniach dla sektorów FinTech, SaaS i e-commerce. Pomagamy firmom projektować, wdrażać i optymalizować nowoczesne technologie, które wspierają rozwój i zwiększają konkurencyjność. Nasz adres internetowy to: https://z3x.io.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Z3X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, al. Grunwaldzka 223, 80-236 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000882886, NIP: 5842801536, REGON: 388133246, dalej: „Z3X” lub „my”.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz skontaktować się pod adresem e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres naszej siedziby, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

Polityka prywatności serwisu z3x.io

Ostatnia aktualizacja: 26.10.2026

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu z3x.io, kontaktem z nami i zapisem do newslettera, w jakich celach oraz na jakich podstawach prawnych. Opisuje również zasady przechowywania i udostępniania danych, korzystania z plików cookies oraz przysługujące Ci prawa.

Organizujemy również wydarzenia i rozwijamy własne narzędzia, w tym FinTech Trends Poland i perno.io. Przetwarzanie danych w związku z rejestracją na wydarzenie, korzystaniem z narzędzia lub zapisem do jego newslettera podlega informacjom przekazywanym w danym miejscu. Niniejsza polityka nie zastępuje szczegółowych informacji dotyczących tych usług. Sam udział w wydarzeniu lub rejestracja w narzędziu nie oznaczają zgody na wszystkie newslettery i komunikaty marketingowe Z3X.

Jakie dane zbieramy:

1. Dane osobowe

Przetwarzamy dane, które przekazujesz nam podczas kontaktu, zamawiania konsultacji, zapisywania się do newslettera lub podejmowania współpracy. Formularz kontaktowy zawiera pola dotyczące imienia i nazwiska, służbowego adresu e-mail, numeru telefonu, firmy, przedziału liczby pracowników oraz treści wiadomości. Przetwarzamy również informacje, które dobrowolnie zamieścisz w korespondencji.

Dane przesłane przez formularz kontaktowy zapisujemy w bazie danych strony internetowej oraz w naszym wewnętrznym systemie CRM. Jeżeli zapiszesz się do newslettera, dane potrzebne do obsługi subskrypcji mogą być również przekazane do systemu GetResponse.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak informacji niezbędnych do obsługi zapytania może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub zorganizowanie konsultacji. Pola obowiązkowe są oznaczone w formularzu. Zgoda na newsletter jest dobrowolna i nie stanowi warunku wysłania formularza, uzyskania odpowiedzi ani skorzystania z konsultacji.

W przypadku zawierania lub wykonywania umowy podanie określonych danych może być konieczne do jej realizacji albo wymagane przez przepisy prawa, np. w celu wystawienia dokumentów księgowych. Prosimy o nieprzekazywanie danych, które nie są potrzebne do obsługi Twojej sprawy, w szczególności danych dotyczących zdrowia i innych szczególnych kategorii danych osobowych.

2. Informacje o sposobie użytkowania

W związku z korzystaniem z serwisu przetwarzamy dane techniczne zapisywane w logach, takie jak adres IP, data i godzina żądania, adres odwiedzanej podstrony, informacje o przeglądarce oraz komunikaty o błędach. Dane te wykorzystujemy do zapewnienia działania serwisu, diagnozowania problemów i ochrony przed nadużyciami.

Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics, aby analizować sposób korzystania z serwisu. Informacje analityczne mogą obejmować odwiedzane podstrony, źródło wizyty, zdarzenia i interakcje w serwisie, przybliżoną lokalizację oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce. Pomagają nam oceniać przydatność treści i poprawiać funkcjonowanie strony. Nie służą nam do poznawania Twojej tożsamości.

Korzystamy z Google Tag Managera do zarządzania tagami i skryptami w serwisie. Uruchamianie za jego pośrednictwem narzędzi analitycznych wymagających zgody jest uzależnione od Twoich ustawień prywatności. Samo korzystanie z Google Tag Managera nie oznacza zgody na analitykę ani marketing.

3. Informacje o urządzeniu

Podczas korzystania z serwisu mogą być przetwarzane informacje techniczne o urządzeniu, przeglądarce i połączeniu, w tym adres IP, rodzaj i wersja przeglądarki oraz system operacyjny. Zakres tych informacji zależy od wykorzystywanych funkcji serwisu, ustawień urządzenia i udzielonych zgód.

Korzystamy z usług Cloudflare w celu ochrony i zapewnienia dostępności serwisu oraz z mechanizmu CAPTCHA Cloudflare do ograniczania spamu i automatycznych nadużyć. W tym celu mogą być analizowane sygnały techniczne dotyczące przeglądarki, urządzenia i połączenia. Przetwarzanie to służy bezpieczeństwu, a nie prowadzeniu przez nas analityki marketingowej.

Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii. Technologie niezbędne służą w szczególności zapewnieniu bezpieczeństwa, obsłudze podstawowych funkcji strony i zapamiętaniu Twoich wyborów dotyczących prywatności. Nie wymagają zgody w zakresie, w jakim są rzeczywiście niezbędne do świadczenia żądanej usługi.

Opcjonalne technologie analityczne uruchamiamy dopiero po uzyskaniu Twojej zgody. W banerze cookies możesz zaakceptować je, odrzucić albo dostosować ustawienia. Brak zgody nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji serwisu ani wysłania formularza kontaktowego.

Zgodę możesz w dowolnym momencie zmienić lub wycofać za pomocą opcji „Ustawienia cookies” dostępnej w serwisie. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych technologiach, ich dostawcach, celach oraz okresach działania są dostępne w panelu ustawień cookies. Cookies mogą być sesyjne, czyli działać do zakończenia sesji przeglądarki, lub trwałe, czyli pozostawać na urządzeniu przez wskazany okres albo do ich wcześniejszego usunięcia.

Jak wykorzystujemy Twoje dane

Przetwarzamy dane w określonych celach i na odpowiednich podstawach prawnych wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego dalej RODO:

• Obsługa zapytań, prowadzenie korespondencji i organizacja konsultacji niezwiązanych bezpośrednio z zawarciem umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji z osobami zainteresowanymi naszą działalnością.
• Podejmowanie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz zawarcie i wykonanie umowy, której jesteś stroną - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Kontakt z osobami reprezentującymi klientów, kontrahentów i partnerów oraz prowadzenie dokumentacji relacji biznesowych w CRM - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na nawiązywaniu i obsłudze relacji biznesowych.
• Wysyłka newslettera i informacji marketingowych w zakresie objętym udzieloną zgodą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wymagane zgody na wykorzystanie kanału komunikacji elektronicznej uzyskujemy zgodnie z właściwymi przepisami, w tym Prawem komunikacji elektronicznej.
• Analiza korzystania z serwisu z wykorzystaniem opcjonalnych technologii analitycznych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twojej zgody.
• Zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu, diagnozowanie awarii oraz przeciwdziałanie spamowi i nadużyciom - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na utrzymaniu i ochronie serwisu oraz systemów informatycznych.
• Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz przechowywanie niezbędnych dowodów udzielenia i wycofania zgody - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie praw i wykazaniu zgodności działań z prawem.

Obsługa zapytania, konsultacji, rejestracji na wydarzenie lub konta w narzędziu jest odrębna od zapisu do newslettera. Samo przesłanie formularza kontaktowego, zapisanie się na FinTech Trends Poland lub rejestracja w perno.io nie oznaczają zgody na otrzymywanie dowolnych informacji marketingowych. O zakresie subskrypcji decyduje treść informacji i zgody przedstawionej podczas zapisu.

Adresy zapisane przez formularze newsletterowe z3x, FinTech Trends Poland i perno.io mogą być obsługiwane w GetResponse. Wiadomości wysyłamy w zakresie właściwym dla danej subskrypcji. Z newslettera możesz zrezygnować, korzystając z linku rezygnacji w wiadomości lub kontaktując się z nami.

Dane przechowujemy przez okres odpowiadający celowi ich przetwarzania:

• Dane z zapytań i konsultacji, które nie doprowadziły do współpracy - przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy lub ostatniego merytorycznego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie określonych informacji jest niezbędne do ochrony roszczeń.
• Nieaktywne kontakty sprzedażowe w CRM - poddajemy przeglądowi po 12 miesiącach od ostatniej merytorycznej interakcji. Jeżeli nie istnieje dalszy cel ani podstawa przetwarzania, dane usuwamy lub anonimizujemy.
• Dane związane z umową - przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa i niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia.
• Dane zawarte w dokumentacji podatkowej i księgowej - przez okres wymagany przepisami prawa.
• Dane subskrybentów newslettera - do wycofania zgody albo zakończenia prowadzenia danej subskrypcji. Po 24 miesiącach braku aktywności dokonujemy przeglądu zasadności dalszego przechowywania danych i usuwamy dane zbędne.
• Informacje potwierdzające udzielenie lub wycofanie zgody oraz minimalne dane potrzebne do respektowania rezygnacji z marketingu - w zakresie i przez czas niezbędny do wykazania zgodności z prawem, ochrony roszczeń i zapewnienia, że nie będziemy kierować niechcianych wiadomości.
• Zwykłe logi serwera i dostępu przechowywane w naszej infrastrukturze - do 90 dni. Wybrane dane dotyczące incydentu bezpieczeństwa mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do jego wyjaśnienia lub ochrony roszczeń.
• Dane na poziomie użytkownika i zdarzeń objęte ustawieniem retencji Google Analytics - przez 2 miesiące. Okres ten nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich zagregowanych raportów statystycznych.
• Rotacyjne kopie zapasowe naszej strony i CRM - do 30 dni. Dane usunięte z systemów produkcyjnych wygasają w kopiach wraz z ich rotacją. Kopii nie wykorzystujemy do bieżącego marketingu ani obsługi kontaktów.

Okresy działania cookies są wskazane w panelu ustawień cookies i mogą różnić się od okresów przechowywania danych zebranych przy ich użyciu. Informacje techniczne przetwarzane przez dostawców usług mogą podlegać dodatkowym okresom przechowywania wynikającym z ich roli, dokumentacji usług i obowiązków prawnych.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Ich celem jest ochrona danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych ograniczamy do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań.

Stronę internetową oraz własny CRM utrzymujemy na zarządzanych przez nas serwerach VPS dostarczanych przez OVH. Dla tej infrastruktury korzystamy z lokalizacji w Polsce lub innych państwach Unii Europejskiej. Korzystanie z zewnętrznych usług Google, Cloudflare i GetResponse może wiązać się z odrębnym przetwarzaniem danych opisanym poniżej.

Linki i usługi stron trzecich

W zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów korzystamy z dostawców infrastruktury i usług informatycznych. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• OVH - dostawca infrastruktury VPS wykorzystywanej do utrzymania strony, jej bazy danych oraz naszego CRM.
• Google - dostawca Google Workspace do obsługi poczty i komunikacji, Google Analytics do analityki oraz Google Tag Managera do zarządzania tagami.
• GetResponse - dostawca systemu obsługi subskrypcji, newsletterów i mailingów.
• Cloudflare - dostawca usług ochrony i dostępności serwisu oraz mechanizmu CAPTCHA.
• Osoby i podmioty świadczące na naszą rzecz usługi obsługi technicznej, prawnej lub księgowej - wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji ich zadań.
• Uprawnione organy i inne podmioty - jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z naszymi instrukcjami. Niektórzy dostawcy mogą w określonym zakresie występować również jako odrębni administratorzy, np. przy realizacji własnych obowiązków prawnych lub zapewnianiu bezpieczeństwa swoich usług.

Mimo utrzymywania naszej infrastruktury w Unii Europejskiej korzystanie z dostawców o globalnym zasięgu może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych, lub z dostępem do danych z takich państw.

W przypadku takich transferów wymagamy odpowiedniej podstawy zgodnej z RODO. W zależności od odbiorcy i usługi może to być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne. Informacje o zabezpieczeniach dotyczących konkretnego transferu oraz możliwość uzyskania ich kopii możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem [email protected].

Serwis może zawierać linki do zewnętrznych witryn, w tym stron naszych narzędzi i wydarzeń. Po przejściu do innego serwisu zapoznaj się z obowiązującą w nim informacją o przetwarzaniu danych. Samo zamieszczenie linku nie oznacza przekazania jego operatorowi danych z naszej korespondencji lub CRM.

Twoje wybory

W zależności od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO.
• Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w RODO.
• Prawo przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy i spełnione są pozostałe warunki określone w RODO.
• Prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie nadrzędnych, prawnie uzasadnionych podstaw lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
• Prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania - bez konieczności uzasadniania sprzeciwu.
• Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli stanowi ona podstawę przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Informacje o składaniu skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected] lub pisemnie na adres siedziby. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. O przedłużeniu i jego przyczynach poinformujemy Cię w ciągu pierwszego miesiąca.

W razie uzasadnionych wątpliwości dotyczących tożsamości osoby składającej żądanie możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Nie prosimy o dane wykraczające poza zakres potrzebny do bezpiecznej obsługi żądania.

Z newslettera możesz zrezygnować przez link dostępny w wiadomości lub kontakt z nami. Zgodami na opcjonalne technologie w serwisie zarządzasz przez „Ustawienia cookies”. Usunięcie cookies w przeglądarce nie jest równoznaczne z rezygnacją z newslettera, a rezygnacja z newslettera nie zmienia ustawień cookies.

Korzystanie z narzędzi analitycznych i automatyzacji wysyłki nie oznacza samo w sobie podejmowania wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Jeżeli wprowadzimy takie procesy, przed ich zastosowaniem przekażemy wymagane informacje o zasadach, znaczeniu, przewidywanych konsekwencjach i przysługujących zabezpieczeniach.

Zmiany w Polityce Prywatności

Politykę prywatności aktualizujemy w przypadku zmian w sposobie przetwarzania danych, funkcjonowaniu serwisu lub obowiązujących przepisach. Aktualną wersję publikujemy na tej stronie wraz z datą aktualizacji. Jeżeli charakter zmiany wymaga przekazania dodatkowej informacji lub uzyskania zgody, podejmiemy odpowiednie działania przed rozpoczęciem nowego sposobu przetwarzania. Sama aktualizacja polityki nie zastępuje wymaganej zgody.

Kontakt

W przypadku pytań dotyczących tej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem [email protected] lub pisemnie: Z3X sp. z o.o., al. Grunwaldzka 223, 80-236 Gdańsk, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

---

RODO: klauzula informacyjna [PL]