Firmy realizujące wielkoskalowe inwestycje w odnawialne źródła energii funkcjonują w warunkach wysokiej zmienności cen komponentów oraz rygorystycznych terminów administracyjnych. W sektorze farm wiatrowych i fotowoltaicznych rentowność całego cyklu życia projektu zależy od precyzji na etapie ofertowania i trafności założeń dotyczących całkowitych kosztów posiadania (TCO). Błędy w szacowaniu kosztów serwisowych czy przeoczenie ukrytych opłat logistycznych bezpośrednio obniżają stopę zwrotu z inwestycji i mogą prowadzić do utraty płynności na etapie budowy.
Poleganie na rozproszonych danych i manualnej weryfikacji ofert podwykonawców generuje ryzyko operacyjne, które w dobie rosnącej konkurencji staje się barierą nie do zaakceptowania. Brak spójności w dokumentacji przesyłanej do instytucji regulacyjnych oraz opóźnienia w uzyskiwaniu uzgodnień często wynikają z chaosu informacyjnego na styku działów technicznych i zakupowych. Organizacje potrzebują systemowego mechanizmu, który przekształci potok zapytań i cenników w ujednolicony, wiarygodny model finansowy, pozwalający na świadome zarządzanie portfelem projektów.
Odejście od reaktywnego modelu pracy na rzecz zautomatyzowania procesów pozwala nie tylko na szybsze reagowanie na zapytania rynkowe, ale przede wszystkim na budowę przewagi opartej o twarde dane historyczne. Digitalizacja tego obszaru jest niezbędnym krokiem w stronę nowoczesnej struktury zarządczej, w której decyzje inwestycyjne są odseparowane od intuicji, a oparte o weryfikowalne wskaźniki efektywności i realne koszty eksploatacji.
Nasz klient to deweloper i integrator instalacji OZE, zarządzający portfelem projektów o łącznej mocy kilkuset MW. Firma współpracuje z dziesiątkami dostawców turbin, inwerterów i konstrukcji wsporczych, realizując kontrakty w systemie „zaprojektuj i wybuduj”. Przez lata procesy ofertowania opierały się na rozbudowanych arkuszach Excel, które wraz ze wzrostem skali działalności stały się nieprzejrzyste. Zarząd dostrzegł, że czasochłonność analiz blokuje możliwość brania udziału w większej liczbie aukcji i przetargów, co ograniczało dynamikę wzrostu spółki.
Główna bariera polegała na braku centralizacji danych o kosztach i rozproszeniu wiedzy pomiędzy zespołami projektowymi. Informacje o statusach zapytań, warunkach gwarancyjnych i specyfikacjach technicznych funkcjonowały w setkach plików PDF i wiadomości e-mail, co uniemożliwiało szybkie porównanie ofert. Ręczne przepisywanie danych do tabel porównawczych (TPO) zajmowało inżynierom setki roboczogodzin miesięcznie, zwiększając ryzyko błędów formalnych, które mogły skutkować odrzuceniem wniosków przez inwestorów.
Dodatkowym problemem była niska jakość dokumentacji powykonawczej i brak pętli zwrotnej z etapu serwisu do działu ofertowania. Brak uwzględnienia rzeczywistych kosztów napraw i przestojów w analizach TCO powodował, że wybrane technologie okazywały się w dłuższej perspektywie droższe od odrzuconych alternatyw. Organizacja potrzebowała narzędzia, które wyeliminuje manualne przetwarzanie danych i zapewni pełną kontrolę nad rentownością kontraktów w całym okresie ich trwania.
Przyjęliśmy metodyczne podejście etapowe, rozpoczynając od Proof of Concept skoncentrowanego na automatyzacji analizy ofert dostawców komponentów krytycznych. Pierwszy krok obejmował analizę logiki procesowej zaszytej w dotychczasowych narzędziach, aby przenieść ją do spójnego środowiska bez utraty elastyczności pracy inżynierskiej. Skoncentrowaliśmy się na procesie importu danych z różnych formatów do centralnego repozytorium opartego na SharePoint.
W ramach architektury PoC wdrożyliśmy mechanizm OCR wspierany przez algorytmy klasyfikacji, co pozwoliło na automatyczne wyodrębnianie parametrów cenowych i technicznych z ofert podwykonawców. System został zaprojektowany tak, aby w przypadku wykrycia niespójności generował alerty dla specjalistów. Kolejne etapy objęły integrację z systemem CRM oraz budowę dashboardów analitycznych, które umożliwiły natychmiastowe zestawienie ofert w modelu całkowitego kosztu posiadania (TCO).
Wdrożenie rozwiązania przyniosło mierzalne efekty, które bezpośrednio przełożyły się na wzrost konkurencyjności. Czas potrzebny na przygotowanie kompleksowego porównania ofert i analizy TCO skrócił się o ponad 55%, co pozwoliło zespołowi na obsługę większej liczby postępowań. Dzięki automatyzacji importu danych wyeliminowano krytyczne błędy w arkuszach obliczeniowych, co zapewniło pełną spójność dokumentacji wysyłanej do partnerów zewnętrznych.
W skali projektu zwrot z inwestycji (ROI) dla modułu automatyzacji ofertowania oszacowano na poziomie 210%, co czyni go jednym z najskuteczniejszych elementów transformacji. Średni czas podjęcia decyzji zakupowej uległ redukcji o 40% dzięki natychmiastowemu dostępowi do danych finansowych. Z perspektywy zarządu najważniejszą zmianą jest uzyskanie rzetelnego obrazu rentowności projektów, co ograniczyło ryzyko finansowe związane z nieprzewidzianymi kosztami operacyjnymi w fazie gwarancyjnej.
Uporządkowanie procesu ofertowania stało się fundamentem dla dalszego rozwoju analityki i wdrożenia zaawansowanych modeli wspierających sprzedaż. System zabezpieczył know-how organizacji, czyniąc procesy niezależnymi od wiedzy rozproszonej w prywatnych plikach pracowników, co jest kluczowe dla zachowania ciągłości biznesowej przy rotacji kadr.
Jakub Smeda
Karol Zielinski
