Centralny system zarządzania dokumentacją i projektami w firmie inżynieryjnej realizującej projekty infrastrukturalne
AI i automatyzacja
Więcej o case study Centralny system zarządzania dokumentacją i projektami w firmie inżynieryjnej realizującej projekty infrastrukturalne
Firmy inżynieryjne realizujące projekty infrastrukturalne funkcjonują w środowisku o bardzo wysokiej złożoności dokumentacyjnej. Każdy projekt składa się z setek dokumentów, które przechodzą przez kolejne etapy przygotowania, opiniowania, rewizji i zatwierdzeń. W praktyce dokumentacja, harmonogramy oraz listy zagadnień projektowych są rozproszone pomiędzy arkuszami Excel, plikami lokalnymi oraz narzędziami punktowymi, które nie tworzą spójnego obrazu postępu prac.
Zespół Z3X Tech Care Group zaprojektował i przetestował prototyp systemu, którego celem było uporządkowanie zarządzania dokumentacją i projektami oraz stworzenie jednego, wspólnego punktu odniesienia dla zespołów projektowych i koordynacyjnych.
Klient
Klientem była firma inżynieryjna realizująca projekty infrastrukturalne i instalacyjne, współpracująca z wieloma projektantami i podwykonawcami. Organizacja prowadziła równolegle wiele projektów, z których każdy generował duże wolumeny dokumentacji technicznej oraz liczne uwagi projektowe wymagające bieżącej koordynacji.
Wyzwanie
Głównym problemem nie był brak narzędzi, lecz brak jednego systemu, który łączyłby dokumentację, harmonogram i bieżące zagadnienia projektowe. Status projektów był oceniany ręcznie, głównie na podstawie arkuszy Excel i cyklicznych raportów.
Utrudniało to szybkie wykrywanie opóźnień, ocenę obciążenia projektantów oraz analizę różnic pomiędzy planem a realizacją. Skuteczność zarządzania zależała w dużej mierze od doświadczenia kilku kluczowych osób, co ograniczało skalowalność organizacji.
Rozwiązanie
W ramach proof of concept zaprojektowano centralny system zarządzania projektami, który integrował dokumentację, widoki koordynacyjne oraz podstawy do zarządzania zagadnieniami projektowymi. System umożliwiał pracę na jednej, wspólnej bazie dokumentów z historią zmian, komentarzami i załącznikami powiązanymi z konkretnymi etapami obiegu dokumentacji.
Widok koordynacyjny oparty o tablicę Kanban odzwierciedlał rzeczywisty przebieg prac projektowych. Został zintegrowany z uproszczonym harmonogramem oraz dashboardem menedżerskim, umożliwiając szybkie identyfikowanie opóźnień, ryzyk oraz poziomu obciążenia zespołów.
Równolegle zaprojektowano fundament pod centralną listę zagadnień projektowych, która w kolejnych etapach miała zastąpić rozproszone arkusze kontrolne i stać się elementem wspierającym prognozowanie terminowości projektów.
Wyzwanie
- Rozproszona dokumentacja i brak jednego źródła prawdy
- Ręczna ocena statusu projektów i ograniczona przejrzystość opóźnień
- Niska skalowalność zarządzania zależna od kluczowych osób
Rozwiązanie
- Centralny system integrujący dokumentację, harmonogram i zagadnienia
- Widok Kanban zintegrowany z dashboardem menedżerskim
- Fundament pod centralną listę zagadnień projektowych
Rezultaty
Już na etapie pilota klient uzyskał jedno, spójne środowisko pracy, które znacząco skróciło czas oceny statusu projektów oraz ograniczyło ręczne raportowanie.
Zwiększyła się przejrzystość zależności pomiędzy dokumentacją, harmonogramem i ryzykiem opóźnień, co poprawiło jakość podejmowanych decyzji.
System stworzył solidną podstawę do dalszej automatyzacji procesów oraz wdrażania narzędzi analitycznych i rozwiązań AI w kolejnych etapach transformacji.
